Jak ustalić zakres czynności i termin?
Do notariusza trafiają między innymi osoby sprzedające mieszkanie, przyjmujące spadek, sporządzające testament czy udzielające pełnomocnictwa. Już przy pierwszym kontakcie dobrze dokładnie nazwać sprawę. Sama informacja, że chodzi o nieruchomość, może nie wystarczyć: sprzedaż lokalu, darowizna domu i ustanowienie służebności wymagają innych dokumentów. Podczas rozmowy z kancelarią można ustalić, czy wystarczy jedna wizyta, kto musi stawić się osobiście i kiedy będzie możliwe podpisanie aktu. Jeśli w czynności uczestniczy ktoś, kto nie zna języka polskiego, należy od razu powiedzieć o tym kancelarii, aby ustalić zasady udziału tłumacza przysięgłego.
Przy transakcjach mieszkaniowych termin bywa powiązany z wypłatą kredytu, przekazaniem lokalu lub wyprowadzką. Dlatego przed rezerwacją spotkania dobrze zapytać, ile czasu kancelaria potrzebuje na sprawdzenie dokumentów i przygotowanie projektu aktu. Przesłanie danych z wyprzedzeniem pozwala też wcześniej wychwycić brakujące zaświadczenie albo rozbieżność w danych stron. Jeśli kancelaria udostępnia projekt do przeczytania przed wizytą, łatwiej spokojnie zweryfikować cenę, terminy płatności oraz pozostałe uzgodnienia.
Dokumenty i koszty przed wizytą
Lista wymaganych dokumentów zależy od czynności. Przy sprzedaży mieszkania kancelaria może poprosić między innymi o podstawę nabycia nieruchomości, numer księgi wieczystej oraz dokumenty dotyczące lokalu i stron umowy. W sprawie spadkowej potrzebne mogą być akty stanu cywilnego i akt zgonu. Nie należy kompletować wszystkiego na podstawie przypadkowej listy znalezionej w internecie — konkretny wykaz najlepiej uzyskać po przedstawieniu swojej sprawy. Na spotkanie trzeba zabrać ważny dokument tożsamości; dane przesłane wcześniej nie zastępują potwierdzenia tożsamości przy czynności.
Przed podpisaniem aktu można poprosić o zestawienie całej kwoty do zapłaty, nie tylko wynagrodzenia notariusza. Rachunek może obejmować taksę notarialną, podatek VAT, wypisy aktu, opłaty sądowe oraz podatki pobierane przez notariusza, zależnie od rodzaju czynności. Maksymalne stawki taksy określają przepisy, ale łączny koszt różni się w zależności od sprawy. Przy okazji warto ustalić sposób płatności i liczbę potrzebnych wypisów. Gdy treść aktu budzi wątpliwości, należy wyjaśnić je przed złożeniem podpisu — notariusz odczytuje akt i wyjaśnia znaczenie jego postanowień.